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5.拜访、接待礼仪

  拜访礼仪

  拜访是公共关系活动中的一种常见形式。从拜访的对象上说,可以是机关团体、企业、政府机构、个人等;从拜访的内容上讲,可以进行礼节性拜访或是工作拜访。通过拜访,人们可以达到相互了解、沟通信息、加深感情、增进友谊的目的。拜访前应遵守以下礼仪:拜访与约会要讲究时间与必要性,要选择恰当的时间,一般安排在对方比较空闲的时候。“不速之客”通常是不受欢迎的,因为不期而至会打乱对方的生活秩序和日程安排,这是很不礼貌的。如果因情况特殊无法预约,见面时要向对方说明理由,表示歉意,取得对方的谅解,否则会使别人对你产生不满情绪,达不到预期的交际效果。

  打电话或写信约会,宜用请求的口气,不宜用命令式的语句。在发现对方带有推辞或勉强的意味,切不可咄咄逼人,发难对方,强求会见。即使遭到拒绝,也不要迁怒对方,仍应以友好而婉转的口气说:“那么,我等您方便的时候再约时间来看您,祝您一切顺利。”说些祝福问好的话是必要的。热情洋溢的语言能感动对方,使他对你感到歉意,为下一次的约会打下良好的基础。

  有一种情况必须避免,那就是像发通知书似的写信告诉对方何时拜访,不等对方回答就匆匆忙忙地登门。如果别人早已另有安排或有更重要的事要做,你的突然来临会使对方感到为难。拜访本是双方的事,不能“一厢情愿”,要尊重对方,不可贸然行动,否则会影响人与人之间的友好关系。

  赴约要遵守时间,不要迟到,如果遇到意外情况,不能准时到达或不能前往时,必须及时提前通知对方,以免对方久等心焦,无故失约是最不礼貌的。

  拜访一定要衣冠整齐,修饰边幅。离对方家路再近,关系再融洽,也不可穿着背心、短裤及拖鞋登门,那样是对主人的最大不敬。冬天进屋后要脱去大衣、帽子及围巾,表示你来到了温暖的地方,且不能说“冷”字。夏天做客时,天再热也不能脱去衬衫和长裤。

  具体礼仪是这样的:

  (1)拜访前要预先用电话或书信约定或通知,并按时抵达。进门前应先按门铃或敲门,经主人应允后方可进入。如无人应声,可稍等片刻后再次按门铃或敲门(按门铃时间不要过长)。

  (2)一般机关团体或企事业单位的办公室,因工作环境中人较多,再加上电话等的打扰,有时敲门之后会出现听不到的情况,在敲过一阵门稍等片刻之后,可推门进入办公室,但一般私人住宅,未经主人允许,则不得擅自进入。

  (3)经主人邀请进入室内后,如谈话所需时间较短,则可不必坐下,事毕也不要逗留;如所需时间较长,则要在主人邀请下方可入座。

  (4)进屋后看见熟悉的人,一律要打招呼,表示亲切与友好,见到陌生人也要点头示意,如果主人没向你一一介绍在座的陌生人,不可随便打听人家与主人是什么关系。

  (5)主人请你坐下,要说声“谢谢”。给你倒茶,要双手相接并欠身道谢。主人请你抽烟,而你不会抽,应说“谢谢,我不会抽烟”。如果主人没有让烟,而你想抽烟时,要征得主人的同意,通常说“对不起,我可以抽烟吗?”待主人说“请”字后再抽。烟灰不可弹在地上,如果没有烟灰缸,可卷个纸筒弹在里面,不要轻视这些小小的细节,它能使别人对你产生好感。

  (6)拜访对方时可带上礼物,对主人可说:“一点小意思,略表心意,请笑纳。”如果知道对方家有小孩,最好送些小玩具或儿童爱吃的食物,以示关心。

  (7)在对方家里,举止要稳重,除了翻阅书刊杂志外,不可看主人的书信或笔记本,更不可随便打开人家的抽屉或书橱。不要东张西望,不宜打听主人家这一件或那一件物品值多少钱或从哪里弄来的,因为在习惯上人们最忌讳别人打听他私人领域里的事。

  (8)拜访要注意言谈举止。无主人的主动邀请,不得要求参观主人的庭院和住房及触动房内的陈设。在办公室内,要注意谈话的时间不要太长,声音不要太大,以免影响其他人办公。

  (9)拜访的时间一般不宜过长。如果对方兴致勃勃,情绪高昂,不妨多谈一会;如果对方反应冷淡,心不在焉或主人与家人东拉西扯消磨时间,与你话不投机,那你必须立即结束谈话,准备告辞。在这种情况下,即使主人挽留你,也应离开,这时候的挽留往往是出于客套,并不是真心,要是发现主人偷偷看表,应知趣地告退,因为主人已在下“逐客令”了。

  (10)当遇有其他人也来拜访时,应尽快谈完所要谈的话,向主人告辞。对其他来访者,或打招呼,或点头微笑示意,以表示对主人的尊敬。如果你与来客熟悉或主人真情挽留,亦可坐一会儿再告辞。

  在拜访即将结束时,应向主人及其亲属、在座客人握手或点头致意,对主人的接待表示谢意。主人相送时,应说“请回”、“留步”、“再见”。

  接待礼仪

  对特别邀请的外宾和国家领导人的接待,通常视其身份和来访性质,安排相应的迎送活动。就迎送规格来说,迎送人的身份通常与来宾的身份相当或与来宾的身份相差不大。

  迎接客人时,一般迎接人员应在飞机(火车、船舶)抵达之前到达机场(车站、码头)。送行则应在客人登机之前抵达。切勿迟到、早退。欢送外宾时,要挥手告别,待飞机(火车、轮船)起飞后,直至外宾看不见我方欢送人员时方可离去。

  如要献花,须用鲜花。所献的花要注意来宾来客的国家和民族的喜好和禁忌。

  在客人和主人见面并互相介绍之后,一般都由主人陪同客人乘车到达住地。如果是陪同外宾的话,按国际惯例是客人坐在主人的右侧,译员坐在司机旁边。客人从右侧车门上车,主人从左侧车门上车,避免从客人座前穿过。

  客人抵达住处后,要给客人留有一定的休息时间,然后再安排其他接待活动,或会谈、会见,或宴请,或参加文艺晚会,或参观游览,其具体接待项目要根据活动的目的而定。

  对于平常社交中的接待或待客,如果预先接到远方来客的通知,需要接站,则也应提前到达。如果迎接大批不相识的客人,则可事先准备特定的标志,如小旗或牌子等,让客人们从远处能够辨认出,以便客人主动前来接洽。

  当知道有客人来访,应提前作准备。主人的服饰要整洁,家庭布置要干净美观,孩子要妥善安排教育,水果、点心、饮料、烟酒、菜肴等要提前备好。如果是正式宴请,如婚礼、寿诞等,还要预先送请柬或电话邀请,确定宴请时间、场所,排好座次,落实宴请形式、规模、档次。

  客人在约定时间到达,主人应提前到门口迎接,不宜在房中静候,最好夫妇一同前往,而女主人在前。如果有客人突然临门,要热情相待,若室内未清理,应致歉并适当收拾,但不宜立即打扫,因为打扫有逐客之意。

  见到客人,应热情招呼,女主人应主动上前握手。如果客人手提重物,应主动帮忙,对长者或体弱者可上前搀扶。进入室内应把最佳位置让给客人坐,如果客人是初次来访,应向其他家人或客人作介绍。主人要面带微笑,步履轻松,不能有疲惫心烦之相。

  一般情况下,如来客是男士,一落座主人应马上敬烟。敬烟忌用手直接取烟,应打开烟盒弹出几支递给客人面前请客人自取,敬烟不能忘了敬火,若主人也会吸,应先客后主。冲泡茶时首先要清洁茶具,多杯茶时应一字儿排开来回冲,每杯茶以斟杯高的2/3为宜,敬茶应双手捧上放在客人的右手上方,先敬尊长者。

  客人坐下,奉敬烟茶糖果之后,应及时与之交谈,话题内容可因实际而定。一般来说应谈一些客人熟悉的事情,若无法奉陪客人交谈,可安排身份相当者代陪或提供报纸杂志、打开电视供客人消遣,切不可出现主人只管自己忙,把客人晾在一旁的现象。另外,与客人交谈时,不要频繁看表、打呵欠,以免对方误解你在逐客。

  如果你确有急事要办,不妨向客人说明并表示歉意。如果临时来客,又恰巧在你确实感到不方便时,可以礼貌地另约一个时间。如果遇到来客逗留时间长时,可以采取减少谈话,并不再往杯子里添加饮料等暗示的方法暗示客人自行离去。

  家庭常见请客有正式宴会、便宴、家宴三种,前二种一般选酒店餐厅举行,后者一般由女主人亲自下厨料理,家人共同招待,规模较小,形式自然、随便。宴请宾客还得安排座次,一般以向门一面为主宾席,主人背门而坐。

  上菜应左首上右首下,上菜顺序一般为:冷盘——主菜——热菜——大菜——甜菜——点心——汤。上菜时机应选择恰当,防止空盘,又不宜堆积过多,上最后一道菜应暗示酒宴已近尾声,上菜中按我国传统习惯,应“鸡不现头,鸭不现尾,鱼不现脊”,即不应把鸡头、鸭尾、鱼脊朝向主宾。每上一道菜,主人可适当介绍并邀主宾先动手品尝或给客人分菜。酒水分白酒、葡萄酒和啤酒三大类,席间有男士不饮酒不可以以软饮料代替,但有女性不饮酒,可以软饮料代替。斟酒顺序一般按顺时针方向依次从右首斟酒,注意酒杯不能离席,若有尊长者或远客、贵宾可先斟,以示敬重。劝酒可由主人、陪客或主人委托的“代东”、“酒官”劝。祝酒时,主人先举杯,杯口应与双目齐平,要微笑点头示意,但不能交叉碰杯。

  当客人散席或准备告辞时,主人应婉言相留。客人要走,应等其起身后,主人再起身相送,家人也应微笑起立,亲切告别。若客人来时带有礼物的,应再次提及对礼物的感谢或回赠礼物,并不忘提醒客人是否有东西遗忘,或有什么事需要帮忙。送客应送到大门口或街巷口,切忌跨在门槛上向客人告别或客人前脚一走就“啪”地关门。如果是初次来客,主人应主动指路或安排车辆接送,远方来客则应送至火车站、机场或码头,并说些祝愿话或发出再来的邀请。

  有时客人来访可能要小住几天,这时更应注意如何使客人高兴而来、满意而归,要做好心理准备、物质准备,了解客人情况,陪同游览购物等,并注意客人小住期间的家庭小节,尤其不能当着客人面谈论近期家庭开支等经济问题。

  
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