基于AUQA的澳大利亚高等教育质量保障模式研究

附录三：AUQA部分工作条例（Policies）

　　条例六关于解决利益冲突的规定

　　1.目的

　　由于AUQA董事会成员、工作人员和AUQA的名誉审核员在工作中与高等教育部门之间有着广泛的接触，他们多少会经历一些自己的工作角色与AUQA之间或与其他活动小组之间的利益冲突的事情。本规定涉及的主要是与审核小组利益相关的冲突。在其他小组观察员与指派的审核打字员和被审核部门工作人员之间，也还可能存在一些利益冲突。

　　2.规定

　　名誉审核员

　　对于审核小组成员来说，可能发生的冲突可分为个人之间的冲突、职务方面的冲突及意识形态方面的冲突（它们之间也可能会有重叠）。

　　个人的冲突包括审核员与院校或机构的首席执行官或其他的高级管理人员之间的恩怨关系，或者由于之前发生的事件所造成的审核员对被审核院校或机构产生偏见或袒护。一般来说，最好不要让某个院校毕业的学生被录用为对该院校进行审核的审核小组成员。

　　职务的冲突会出现在以下情况之中：

　　某审核员曾经未能如愿地申请到当前被审核的院校或机构中的某个职位；

　　或者他目前正在打算申请该院校或机构的某个职位；

　　或者他曾经是该院校或机构的一个高级顾问、审查员或咨询员；

　　或者他所在的院校与被审核的院校之间正存在着激烈的竞争关系。

　　意识形态的冲突有一个例子，就是审核员对被审核的院校的风格、类型或办学精神缺乏认同感。

　　审核员必须把可能影响或认为可能影响他们为审核小组提供服务的积极性的任何方面的冲突向AUQA作正式汇报（参照该规定指导方针）。

　　AUQA工作人员

　　AUQA的工作人员当身为审核小组成员时，可能也会经历与名誉审核员同样的三种利益冲突，他们也必须将这些冲突向执行总监汇报。

　　但是他们还有另一种形式的冲突，即：有时候AUQA工作人员给被审核院校推荐有关质量程序或检查材料袋的内容安排或推荐学校工作情况介绍的方法，而结果他们所推荐的形式与方法却受到AUQA审核小组的批评，这时，冲突就产生了。为了避免类似冲突，各方团体须履行各自的责任，即：AUQA的每一位工作人员都要针对这些事宜负责提供帮助及建议，而每一个被审核院校或机构都有责任选择使用他们自己的质量程序，并且在绩效报告文件（Performance Portfolio）中描述这些步骤和它们的效率；审核小组负责评价所描述的质量系统及其实施情况。

　　审核打字员

　　AUQA雇佣一名审核打字员来记录审核小组在审核访问期间进行的访谈，审核打字员须作出一个“他/她在审核过程中无任何利益冲突”的正式声明。

　　AUQA理事（略）

　　3.指导方针

　　名誉审核员

　　关于AUQA董事会责任的规定（规定编号003）中提到若董事会成员履行和审核有关的责任，“他们需要距离和独立性，并与非审核小组成员保持距离，保持自主独立”。同时，当AUQA的理事与某个即将被审核的院校有个人利益关系时，他/她就不能从事任何有关该项审核的常规事务，其中包括参加董事会对被审核院校进行任何相关话题的讨论。

　　为了确保以上要求能够达到，审核报告的草稿及最终版本，还有其他任何含有关涉该项审核的反馈意见的报告，都不能发给与该被审核院校有着利益关系的理事。

　　在确定审核小组成员名单的同时，即将当选的审核人员和即将被审核的院校都需要就是否有可能造成利益冲突的事情发表书面声明。如果是有可能有利益冲突的话，AUQA就不对该候选人加以考虑，或在考虑过实际原因之后认定：事实上不存在冲突。如果被审核院校的反映是肯定的，或者他们因其他理由不希望某人成为审核人员，则必须讲明理由。最终是否任命某人到该审核小组取决于AUQA的决定。

　　如果在进行审核的过程中出现了利益冲突的情况（或者被引发，但这种情况很少见），审核人员应该告知小组主席或/和小组中的AUQA工作人员。两者会决定采取什么行动或措施（经与AUQA的执行总监协商后）。

　　AUQA工作人员

　　执行总监在向审核小组分派工作人员时也将考虑上述几个方面。

　　审核打字员

　　根据合同，每次的审核活动都会有一名由就业机构指派的审核打字员参加。该机构需要让即将上任的审核打字员以书面声明的形式表明他们知道自己和被任命参加的审核活动之间不存在任何利益冲突。

　　AUQA理事

　　董事会秘书长一直记录AUQA所有董事会成员的公开利益关系状况并对此记录作适时更新。该记录详细记载了理事们在开展本公司所有业务时所产生的直接和间接的利益关系。

　　批准：该规定最初于2001.7.24获得批准。

　　修正本于2005.3.24获得批准。

　　该版本于2007.3.1获得批准。

　　条例十一关于信息自由的规定

　　1.目的

　　本规定为使AUQA实现信息公开提供方法和途径。

　　2.背景

　　已生效的联邦信息自由法令（1982）有以下目标：

　　(1)公开有关政府决策方面的公共信息

　　(2)确保该规定能被受其影响的公共人员所遵守

　　(3)使公众有恰当的渠道接触到管理层决策者手中的文件

　　该法令使澳大利亚全社会的人都有权接触，以文件形式出台的本是由政府部门和公共权力部门所掌管的政府信息。但是联邦信息自由法令的条文不适用于由私人部门组织，比如AUQA所掌管的信息。以上规定对1982年颁布的国家信息自由法令同样适用。

　　3.规定

　　鉴于它的设立、性质及结构，AUQA不受制于任何信息自由法令。然而，在操作过程中，AUQA在任何可能的情况下尽量与上述目标保持一致。

　　公共信息

　　公众可以获得有关AUQA所有的工作程序及规定等方面的信息。审核结果也会以审核报告的形式对外公布，偶尔还会有关高等教育质量的事宜被公开。AUQA不会公开任何违背AUQA内部隐私规定的信息。

　　提交文件

　　在审核过程中，除了被审核院校准备的文件包以外，AUQA一般不会正式接收其他任何书面提交的文件。但是，如果院校有文件提交而且文件的作者希望对文件内容保密，则应在封面标明：本资料的提供是基于以下的共识，即所提交的信息应对审核小组成员和AUQA董事会保密，除了撰写审核报告外不得作为他用。

　　批准：由AUQA董事会于2002.5.28在2002/2会议上审批通过。

　　条例十五关于参加AUQA董事会会议的观察员的规定

　　1.目的

　　在2001年2月的会议上，AUQA董事会在讨论董事会的观察员的作用时指出：根据AUQA章程中的14.1（b）项条款，可以允许观察员参加董事会的会议活动。董事会接受了一项要求，以国家高等教育联盟（NTEU）指定的代表为董事会的常务观察员。在这种背景下，董事会同意以正式规定的形式，明确参加董事会会议的观察员的正式身份。

　　2.规定

　　(1)AUQA章程允许观察员参加董事会会议\[14.1（b）项条款\]。

　　(2)AUQA董事会可能同意指定的人以常务观察员的身份参加会议。

　　(3)董事会主席可能会允许非常务观察员参加会议，但前提是参加会议的申请必须至少在会议前一天提交。所有这样的申请都直接交与主席。

　　(4)在董事会会议中观察员不允许发言，除非是得到主席的邀请。

　　(5)董事会偶尔可能开会秘密讨论{AUQA章程\[14.1（b）项条款\]}一些机密事务，如进行有关某所具体的院校或其他公务机密文件的秘密讨论。观察员不允许参加主席认为应保密的讨论。

　　(6)常务观察员可以得到会议议程表、会议记录和相关文件，但任何保密性材料除外。

　　(7)非常务观察员不予提供会议文件，但是可以从网上了解议程标题。

　　批准：2001.7.24在2001/3AUQA董事会会议上获得批准。

　　条例十六关于审核小组中观察员的规定

　　1.目的

　　审核观察员可能会有各种不同的背景，其中包括海外机构的工作人员、海外学者、即将上任的审核员以及AUQA董事会的成员。AUQA欢迎他们通过提出要求而表现出对审核过程的兴趣，并且AUQA也认识到让更多的人了解AUQA审核的过程，这也是很有价值的。因此，为了确保AUQA能够做到审核的公正与高效管理，它会尽可能满足所有合理的要求。

　　2.规定

　　审核小组的外部观察员只有在得到AUQA执行总裁、小组主席和被审核人员同意的情况下才能就位。若观察员希望参加海外审核访问，也应征得相关的被审核方组织的同意。与被审核方有密切关系的人不允许成为观察员。观察员须正式声明他们与被审核人员之间无任何利益冲突。另外，如果被审核方人员不同意，他们就不能成为观察员。

　　3.指导方针和程序

　　指导方针原则

　　AUQA同意接受观察员的指导原则是：

　　--审核过程的公正。

　　--尽可能地给被审核人员提供方便。

　　--每个审核小组不多于一名观察员。

　　--小组长最好应非常有经验。

　　--观察员应具有适当的经验并对高等教育有一定的了解。

　　程序

　　审核的监督程序包括：

　　(1)负责审核工作的AUQA工作人员须事先给观察员提供相应的资料。

　　(2)观察员应向AUQA提交他/她自己的一张照片和简短的自我介绍，以方便小组成员及被审核方人员对其有所了解。

　　(3)观察员一般参加的是国内主要审核活动而不参加预备审核活动。观察员最好参加审核材料文件包发放会议（Portfolio Meeting），至于其他活动就不参加了。

　　(4)观察员会收到一份由小组送来的总执行方案文件，该文件是提交给AUQA审核用的，也可作为清单供审核方人员准备审核小组所需要的文件时参考使用。

　　(5)AUQA拥有根据自身的情况保留所有文件的权利。

　　(6)观察员在审核访谈时不应发言。

　　(7)负责审核活动的小组长和/或AUQA的工作人员可根据情况决定不让观察员参加某些会议和访谈。

　　(8)观察员可在受到小组长和/或小组中的AUQA工作人员邀请时，在审核小组举行的机密会议上发表意见。

　　(9)如在审核工作期间观察员想要提出问题，必须私下里向负责该审核活动的AUQA工作人员要求。观察员不能向AUQA工作人员提出有悖于作为一名小组成员应履行的首要责任的要求。

　　(10)然而，审核活动中产生的任何问题都要在审核访问结束后同负责该审核工作的AUQA执行总监和/或AUQA工作人员讨论。

　　观察员应遵守AUQA审核手册对机要信息保密的规定（规定020）。

　　观察员不准记录有关小组讨论或审核访谈的内容。

　　观察员在审核工作过程中不能使用任何电子记录设备。

　　通常，在这个审核工作期间，观察员应与小组中的AUQA工作人员及其他小组成员打成一片。

　　观察员自己负担住宿和旅行的费用，但AUQA一般会给报销其在审核访问期间的用餐及休闲娱乐费用。

　　观察员可能会应邀向AUQA提供有关审核过程的意见和看法。

　　观察员必须签署声明，确认他们已理解和接受以上所有程序。

　　批准：该规定最初于2001.11.19获得批准。

　　该修正版于2004.2.26，2006.6.5获得批准。

　　该版本于2007.3.1获得批准。

　　条例二十信息保密与信息自由

　　1.目的

　　2001年，私密法案1988（wlth）修订后新增加了几条有关私密部门与组织对个人信息资料的采集和使用的规定方面的法令。这些改变在保障私密的修正法案（2000版Cwlth）中都有所说明。修正法案包括了十项国家私密保护原则，即：信息资料的采集，使用和公布，信息资料的质量，安全性，开放性，获得信息资料的途径及其修改，信息资料的识别者，匿名，信息资料的跨境流通及其敏感性。每一项原则都详细地说明了采集、保存和使用个人信息资料的要求。

　　所谓个人信息是这样界定的，它是有关某个人的情况或意见（包括能够作为数据库一部分的那些信息或某种看法）。该信息无论是真还是假，是否有实物记载，这个人的身份却是可以清楚地合理推断出，或通过这些信息可以被推断确认的。

　　鉴于AUQA的设立、性质和结构，它可以不受任何私密法律条例的制约。然而，AUQA在操作过程中仍会按照法律的精神行事。AUQA的功能是帮助那些自我认证的院校完成自查并提高其学术质量；并帮助认证机构合法地履行其义务。AUQA所有的信息采集（从院校或别的地方）和它的讨论（同院校或机构的工作人员、学生或其他人）都要以此为目的。

　　2.规定

　　接触信息资料

　　审核小组为了审核工作能高效地进行，需要接触大量的有关被审核院校的材料。其中有些信息可能是非常敏感的，比如个人或商业信息。被审核人员在撰写执行方案的核心文件时是把它当做公共文件来对待，并会把它发布到被审核院校的网站上，发布时间为自审核报告公开之日起不少于12个月。核心文件参照的那些文件中，有些是仅供审核小组阅读的，有些是标注了绝密的文件，还有一些甚至是被审核院校连审核小组人员都不想让看到（或按照他们的机密限制规定不能让看）的文件。在这种情况下，审核小组应与被审核方人员进行谈判以找出一种合适的方式让审核小组得到其所需要的信息，同时还必须尊重被审核方人员的需求。

　　信息的处理

　　审核小组应尽量减少对个人或商业的信息要求，并且把由被审核人员提供的任何个人或商业敏感信息视为机密对待。与此同时，AUQA小组成员和观察员应确保对上述任何信息做到以下几点：必须只用于相关的审核工作；不能泄露给第三方人员；在审核期间应安全存放。

　　一旦该审核报告发表，小组成员、任何观察员和AUQA都有责任以安全的方式将与审核有关的信息资料销毁。

　　小组成员和观察员

　　小组成员和任何观察员应按照以下方式销毁审核有关信息资料：

　　(1)他们在审核期间或在和审核有关的活动中记录的所有笔记（包括手写和电子稿）。

　　(2)由小组成员和任何接触过审核活动的观察员之间已发送和接收的电子邮件。

　　(3)所有材料文件包的内容和其他支撑材料（那些明显属于公共领域的文件，如年度报告、手册或日历，这些东西在不含页边注释的前提下可以保存）。

　　(4)所有从被审核院校的局域网下载的文件（当被提供了下载路径时）的打印稿及电子稿。

　　(5)任何文件，如审核报告的草稿及文件包材料，只要小组成员对其作了页边注释，以及审核采访的手稿（如果它已交到小组成员手中）。

　　总之，小组成员和任何观察员都可以保留文件包的核心文件（前提是上面无任何页边注释）和最终审核报告，但其他就没有什么可以保留的。

　　为了使删除电子邮件的过程简化，建议所有小组成员和任何观察员把所收到和发出的有关审核的电子信件都存在同一个文件夹中。无法轻易且安全地处理掉这些材料的小组成员和任何一名观察员都应该同小组中的AUQA工作人员一起讨论这件事。

　　AUQA意识到建立网络信息技术系统目的是捕捉电子交流内容和储存文件并且为其制作了单独的信息技术支持系统以便复制的内容不会被轻易删除。然而在这种情况下，却是要求使这些信息不容易被接触到或搜索到，以便尽少或不对AUQA的工作造成风险。

　　AUQA

　　AUQA保留着以下材料：

　　(1)执行文件包材料（未作标注的）。

　　(2)一整套支撑材料。

　　(3)以硬盘拷贝或电子表格形式出现的附加文件，不管是索取的，接收到的，从互联网或被审核院校的局域网下载的还是通过实验取得的（包括商业机密文件）所有文件。

　　(4)审核工作预算和其他相关财务方面的材料以及有关审核的旅行安排。

　　(5)最终的审核注册单及额外信息资料需求单。

　　(6)最终审核访问项目及工作任务单。

　　(7)审核访谈记录手稿。

　　(8)和小组成员有关的官方信函，其内容不包括有关审核报告撰写的细节（但是包括小组成员的声明表）。

　　(9)调查表格以及认证机构股东的报告。

　　(10)审核小组的海外审核访问的报告（如果可用的话）。

　　审核报告的最终草稿（和发送给被审核人员的一样）以及被审核方人员的反馈意见。

　　公开发表的审核报告。

　　记录着董事会批准报告发布时的董事会会议记录。

　　同被审核人员之间的有关审核的事宜的信函，包括电子邮件。

　　有关在审核结束后对被审核人员和审核人员调查意见的总结与分析。

　　用星号标注的项目将无限期地保存在AUQA的档案中。其他项目将根据“保留与处理”计划表最终被处理掉。

　　无论AUQA保存这些信息是出于何种目的，只要是被保存的信息，就会被存放在安全的地方或以安全的方式存放，但有关公共领域的文件，如：年度报告、日历和手册可能会存放在AUQA的图书馆。

　　AUQA安全地销毁以下的材料：

　　(1)任何带有页边注释的文件。

　　(2)其他手写或电子存储的笔记。

　　(3)在对机构的审核中，有关机构主办人和审核小组成员对调查所作出的回答材料。

　　(4)除了官方信函，还有任何有关审核工作方面的任何草拟资料。

　　(5)除了最终草案，还有审核报告的各版草稿。

　　(6)信函，包括电子邮件和任何其他包含小组成员有关审核结论的临时看法和观点的文件。

　　(7)审核结束后对被审核人员和审核人员所进行的调查的回答资料。

　　信息的传播

　　AUQA的功能之一就是传播在质量保障方面的先进做法，其中的一个方式就是审核员把他们在开展审核工作时经历的一些顺利而有效的工作范例作一个简要的描述。然而，任何这些描述都应符合一般原则并且都属于非敏感信息，以免违反上述提到的保密性原则。审核员在没有事先得到被审核方人员允许的情况下，不允许照搬或部分照搬他们在审核活动中见到的系统或过程。

　　提交到AUQA网站的个人信息

　　个人向AUQA网站提交个人信息是出于以下目的：交流，包括将网站新增事物的信息提供给邮件新内容预订者，并提供数据报告的使用和系统管理情况，包括网站监管，以免他人违反安全法则。

　　所有通过邮件预订名单、研讨会、论坛注册或其他方式提交给AUQA的信息都是保密的。如未得到信息提供者或法律的允许，在网上收集到的有关个人的信息都不允许被透露给第三方。AUQA也会以合理的方式保护服务人员的个人信息不被他人以非官方途径接触或修改。

　　批准：该规定最初在2002.5.28获得批准。

　　修正版于2003.11.27，2006.6.5，2007.3.1获得批准。

　　该版本于2007.11.29获得批准。

　　条例二十四有关审核报告复查的规定

　　1.目的

　　AUQA整个审核过程都注意确保被审核人员受到公平对待。除了在审核之前及审核过程之中采取一定的行动，在一些特殊的情况下还可以提供最终复查。

　　2.规定

　　如被审核方人员认为其所收到的最终审核报告存在较多的不准确甚至是有误的地方，因而不同意以现有的形式发表，那么AUQA董事会就会考虑让被审核方人员提交一份有这种情况的报告，并且有可能同意对报告进行修改。

　　3.指导方针

　　(1)如被审核人员认为其所收到的最终审核报告因存在大量的不确定性或有误的内容，因而不同意以现有的形式发表，被审核方人员应该在事先商定的发布之日前通知AUQA董事会。

　　(2)提出异议的有效理由必须与被审核人员在对报告初稿提意见时提出的问题有关或和报告初稿产生的不是应被审核方要求而作的变动有关才能视为有效。

　　(3)董事会委派一支3人复查小组，其中一人是董事会成员。

　　(4)被审核人员会向复查小组以书面的形式提交有关异议的原因，和对报告所要作出的改动。

　　(5)复查小组会向审核小组索要与异议有关的书面反映，以及支撑报告中遭到异议的段落的证据。

　　(6)复查小组采访被审核方人员的代表以及审核小组主席和小组中的AUQA工作人员。

　　(7)法人可以参加这些采访，但只能参加，并不能代表任何一方。他们只能在复查小组长邀请时才能发言。

　　(8)如复查小组判定报告的某一部分包含异议，该部分将被保持原样，报告应根据已经完成了的复查过程，完善这些部分以确保其包含复查小组所认可的依据。

　　(9)该（修改后的）报告应交回到董事会，由复查小组推荐，交董事会批准。

　　批准：2003.2.26在董事会2003/1会议上经考虑后获得批准。

　　2003.5.29在董事会2003/2会议上稍加修订。

　　条例二十六有关改进情况报告的规定

　　目的

　　审核报告发布后大约18至24个月，AUQA写信给被审核院校人员要求其提供针对审核报告中提出的“建议和肯定”意见做出的有关改进工作方面的“改进情况报告”。“改进情况报告”必须公开发布到被审核院校自己的网站上。AUQA不得试图“审核”该报告，但可以关注它是否可显示被审核方人员在针对“建议和肯定”部分提出的问题时所做的改进工作。如AUQA认为被审核方的报告中的内容针对性不够，因而感到不满意的话，可以要求被审核方人员根据大家的意见作出更加翔实的报告。在“改进情况报告”发布到被审核人员网站后，被审核方人员会将链接地址告诉AUQA，AUQA会将本网站同“改进情况报告”链接。

　　条例二十八有关审核访谈安全性的规定

　　1.目的

　　在审核工作过程中，AUQA出于种种目的需要进行各种访谈。其中就包括审核员通过访谈形式与被审核方的员工、学生及各方利益相关人员的亲身接触，从而验证被审核方人员在其召开的绩效材料报告大会上所作的说明是否属实、其策略是否有效。为了保证访谈的高效，访谈必须是在安全保密的环境中进行。

　　2.规定

　　(1)AUQA要采取一切合理的措施确保在审核访谈中，被采访人员发表的意见和看法不会被AUQA以可以追查到发言人身份的方式在审核报告中公布出来。

　　(2)AUQA有权采取一切合理手段确保其商议和采访活动以保密的方式进行。

　　(3)这些手段包括（但并不局限于）禁止被审核方人员在访谈中作访问记录或以其他的方式作记录；禁止运用检测声音及图像传播的技术设备。

　　(4)如审核小组认为自己开展秘密采访活动时受到了影响，它应在第一时间告知被审核人员以寻求解决问题的办法（根据本规定，被审核人员也包括被审核人员的伙伴或/和其他提供被采访对象及采访场地的单位人员）。

　　(5)如在完成步骤(4)后，审核小组仍对自己在开展秘密访谈工作的条件不满，它可以拒绝继续开展访谈工作。

　　(6)在准许审核小组执行条款(2)至(4)时，被审核人员若要拒绝采访，本条规定与(5)具有同等效力。

　　(7)如出现(5)的情况，则需要提交至执行总裁作进一步考虑。

　　(8)如该问题被认为是非常严肃且无法被解决时，AUQA可能会颁布一项有资质的审核报告，并且/或者在报告发布前将该问题提交至负责高等教育的有关联邦或/和州及领地的教育部部长，让他们关注并进行处理。