西安文物考古研究（下）

二十七、文物库房藏品数字化管理软件的开发与应用

　　翟荣

　　随着计算机的普及应用和计算机技术的迅猛发展，“数字化”这一全新的概念广泛出现在社会的各个领域，并在文博行业中悄然兴起。所谓“数字化”是指运用计算机技术把原先用纸张或化学感光材料记录存储的实体形态和抽象涵义等各类具体信息，通过相关技术进行转化处理，转变为用计算机可以识别、存储和处理的信息。“藏品数字化管理”是指运用数字化技术转换藏品信息载体，并利用计算机处理藏品信息从而实现对藏品实物的管理，提高文物管理工作的效率和质量。西安市文物保护考古所文物库房在实践工作中大胆创新，利用藏品数字化技术，结合库房藏品管理实践工作开发出了一套实用高效的文物藏品管理软件。

　　西安市文物保护考古所文物库房现藏20世纪50年代以来我市出土、征集、接受捐赠和其他单位移交来各类文物共计12万余件，包括金银器、玉器、瓷器、陶塑陶俑、青铜器、铁器、钱币、印章、石刻、字画及珍善本书等。这些文物是西安古代历史的记载和见证，是古代人民智慧的结晶，因此确保这些数量庞大的珍贵文物安全、高效、科学管理，充分发挥它们的历史价值，意义重大。

　　库房的藏品管理工作主要包括两个方面：一是对藏品实物的管理，如藏品建账、建档、建卡、藏品整理、账物核对、藏品的修复保护等；二是对藏品资料的管理，主要是管理与文物藏品有关的文字、图片、声像资料等，如藏品的总登记账、分类账、藏品档案、修复保护记录卡、藏品的各种统计资料、展览资料、文物接收单、文物出入库等各类登记表单、库房重大事件记录资料等。

　　库房藏品管理一直是传统的人工（手工）管理方式，这种管理方式在科技不发达时代曾经发挥了积极作用，但随着计算机技术和网络技术的出现，却桎梏着库房管理工作的步伐。在传统的藏品管理工作中由于手工操作存在着大量的重复性劳动，效率极其低下：藏品的分类账经常使用，在定期的账物核对工作中，工作人员一边核对文物一边翻看账页，不仅容易在账页上留下污迹，纸张反复翻阅还会造成账页破损，分类账的重新抄写更需要耗费大量人力和时间；藏品统计传统的方法是对文物记录逐条逐行进行核对累计，不仅费时费力，而且难免发生少查或漏查的情况；在文物库房为各种展览提供展品时，由于藏品数量庞大内容丰富，满足同一展览主题的文物不止一件，为保证提供展品的质量，经常要进入库房挑选文物，但库房有一套严格的人员、文物出入库制度，入库挑选一件文物完成相应的工作程序大约需要10分钟，挑选的文物越多，耗费时间越长。在实践工作中库房管理人员认识到了藏品人工管理中的这些弊端和缺陷，并积极加以研究解决，经过艰辛努力终于开发出藏品数字化管理软件。

　　我所文物库房藏品数字化管理软件的开发，结合文物库房藏品管理工作的实际，以实用、高效、易操作为原则，确定了以文物分类号为线索，以藏品档案、文物修复记录卡、文物保护记录卡、参展文物登记卡为核心的开发思路，力求利用计算机技术对库藏文物及其各种资料实施科学化、规范化管理，并为文物的管理、保护和研究工作提供快捷、优质的服务。

　　这套藏品数字化管理软件具备八项功能：藏品管理、文物统计、文物选展、文物修复、影像管理、数据新建、权限管理和数据维护，并具有账表生成和打印功能。

　　作为基础支撑数据的库房的级别藏品档案资料在数字化管理发软件开发之前已经建立，只需利用计算机及一些辅助设备就可将其存入电脑数据库中。因此，在这套软件中首先开发了具备浏览、检索功能的藏品管理模块。浏览是文物管理、研究工作常用的查阅藏品信息的手段。库房藏品按质地分类，各类藏品又根据历史、艺术、科学价值等重要性的不同分为级别藏品和一般藏品，并设立级别库房和一般库房分别管理，根据库房藏品分类标准，浏览形式为树状结构，操作者在浏览前通过树状结构对库房藏品有清晰的了解，从而有目的地进行浏览。检索是快速、准确找到藏品信息的重要手段，库房藏品不仅数量庞大，而且种类丰富，时代跨度大，为适应不同层次的操作者，该软件开发了适用专业人员的组合检索和非专业人员的模糊检索两种检索方式。组合检索方式中提取了分类号、总登记号、时代、文物名称、入藏日期、级别、质地7个藏品基本信息作为检索项，操作者可任意组合检索项进行检索。模糊检索操作界面设置一条检索项，操作者可以输入与要查找文物相关的任意信息字段，但必须是藏品数据库中存在的字段，系统就可以查找出符合检索条件的藏品信息。当要打印浏览或检索的藏品信息时，操作者选择“藏品分类账”、“藏品总登记账”打印形式，系统会自动将浏览或检索到的藏品信息生成所需要的账表，并可通过打印机输出，打印出的账表格式、尺寸与目前正在使用的账表完全相同。藏品管理模块的功能使得藏品管理和研究工作的效率、质量大为提高。

　　统计是藏品管理工作的重要环节，它是掌握库内藏品情况的重要途径。文物统计模块也采用组合检索机制，提取了分类号、总登记号、类别、质地、级别、时代6个文物基本特征作为统计项，操作者可在这6个中任意组合进行藏品统计，系统执行完统计任务将统计的结果显示在屏幕上，操作者通过单击“详细资料”按钮还可以查看符合统计条件的藏品资料。藏品统计功能不仅为迅速了解库藏文物现状情况提供了快捷途径，更主要的是解放了人力，使工作人员有更多的精力投入到藏品研究工作中。

　　文物库房有着丰富的藏品资源，为各种展览提供展品充分发挥了这一资源的优势。文物选展模块正是针对这项工作设计开发的，该模块具备浏览查询、文物选展和表单生成三项功能。浏览查询用于浏览展览记录和根据展览国家、城市、日期、名称查询展览记录，通过这项功能操作者可全面掌握库房文物展览工作情况。文物选展功能用来完成展品的挑选工作，展品的挑选分3个步骤：首先是文物筛选，文物筛选采用检索机制查找符合展览要求的展品；其次是参展初选，在筛选出的文物范围内初步确定参加展览的展品；最后是参展选定，通过对初步选定参展的展品进行删除或增加，最终确定参展的展品。在确定参展文物后，可根据需要选择生成“展览文物目录”或“参展文物登记卡”，系统自动将参展文物信息以选定的表单形式显示，并可通过打印机输出。文物选展功能模块的使用，有效地提高了文物选展工作的效率和准确性。

　　修复保护是库房藏品管理的又一项重要工作，文物修复主要是采用物理方法对残损文物进行修补使其恢复原貌，文物保护则是采用化学方法去除文物本体生长的有害锈蚀。针对文物修复保护工作开发的修复保护模块具备数据浏览、数据录入、数据修改三项功能。数据浏览功能可以使操作者了解库藏文物修复保护情况。数据录入功能通过分类号检索出需要进行修复保护藏品的修复保护记录卡，操作者如实地按照实际操作填写修复保护记录卡的各项记录，完成藏品的修复保护记录卡的建立。一件藏品经过一次修复保护，经过一段时间的保存可能会出现新的情况，需要再次进行修复保护，通过数据修改功能可以对二次（或以上）进行修复保护的藏品记录进行修改，使藏品修复保护记录更加完善。

　　藏品的影像资料是指藏品的照片、录像、绘图等方面的信息，它的直观性是文字所无法比拟的，影像资料是藏品信息的重要内容之一，也是数字化管理系统中不可缺少的重要组成部分。针对库房藏品影像资料开发的影像管理模块采用了先进的模式识别技术，操作者以文物的基本资料为检索条件即可检索到相应的文物影像，使操作者在接触实物之前就对实物本身有一个全面、直观的了解，根据实际情况有选择、有目的地接触理想中的藏品，方便了藏品管理、文物选展及修复保护等方面的工作，尤其是促进了藏品研究工作的进行，同时减少了因频繁接触而对藏品造成的损害。

　　目前，库房的级别藏品建档工作完成，并已输入电脑数据库。数量庞大的一般文物的建档工作即将展开，同时随着考古发掘、文物征集工作的进行，库房各类藏品数量将不断增加，大量藏品信息将要输入数据库。针对这项工作开发的数据新建模块就是用来实现增加藏品信息记录的。数据新建模块的录入表设置68个字段项，内容涉及藏品入库时的原始资料，藏品基本情况，藏品鉴定及定级资料，修复、保护等有关保护措施资料，藏品使用研究的动态资料以及有关该藏品的照相、拓片、绘图等各种技术性记录等资料，全面而详尽地反映了每一件藏品的特征。系统会自动识别新增加的藏品信息分类号，并将其添加到所属类别的藏品序列中。

　　这套藏品数字化管理软件在设计时充分考虑到了操作的安全性，开发了权限管理模块，将系统操作用户分为浏览级、操作级和管理级三个层次。浏览级、操作级、管理级用户拥有各自的名字和密码。浏览级用户只能使用藏品管理模块浏览、查询数据库中的藏品信息。操作级用户在管理级的授权下，进行除权限管理模块外其余功能模块的操作。管理级用户可以操作整套软件维护信息数据库中的内容，并可设置操作级和浏览级用户人数和密码。

　　一个好的系统，不仅要有强大的功能，而且要有完善的系统维护功能。这套软件的数据维护模块具备数据备份和数据修改功能。数据备份功能是一种很好的防止数据丢失的安全措施，在数据遭到破坏时可以及时恢复备份，使损失降到最低。数据修改功能是用来修改维护人工输入数据信息出现错误的藏品数据信息，为确保藏品信息安全，数据修改功能必须是在确认数据库中存在需要纠正的错误信息并经主管领导批准的前提下，方可启用。

　　这套藏品数字化管理软件的各项功能正在库房藏品管理工作中发挥着重要作用，把许多复杂、繁重的工作变得简单化、轻松化。日常的人工查询、检索已被迅速、准确的计算机检索所取代，简捷、精确的统计为管理、研究工作提供了便利的工具，不仅减轻了工作人员的劳动强度，而且减少了因频繁接触藏品而对其造成损害的机会，库房通过运用藏品数字化管理软件对藏品资料的管理实现了对藏品实物的管理，极大地提高了库房管理工作的效率和质量。

　　计算机科技的发展进步日新月异，今天的新技术在明天更加先进的科技面前就会显得落后，面临更新换代，因此应用软件的功能需要不断扩展和提升。库房藏品数字化管理软件在设计开发时充分考虑到日后功能拓展和后续升级的必要性，在建立数据库时采集了109个数据项，这些数据项除包含档案册规定的藏品信息描述项目外，还包括未来可能使用而目前尚未颁布的描述项目，较为完善的数据项将会使将来的补充和达标工作变得轻松。系统的结构设计分三层，实现了用户界面层、业务处理层、数据库层的完全分离，当需要增加新的功能时，可在业务处理层添加新功能，以保证系统的适用性。将来如果国家颁发了统一的藏品管理软件，原有的系统已不再适用，要启用新的系统时，原有的数据能够平稳地转换过渡到新的系统，节约成本，提高效率，达到良性循环。